A Portaria DTI/DIRBEN/INSS nº 156/2026 instituiu o INSS Empresa como canal oficial para que empregadores consultem informações sobre afastamentos e benefícios previdenciários de seus empregados, com efeitos a partir de 15 de maio de 2026. A medida impacta diretamente as rotinas de Recursos Humanos (RH), Departamento Pessoal (DP) e Saúde e Segurança do Trabalho (SST), exigindo revisão de processos, controles e governança de dados.
O que é o INSS Empresa
O INSS Empresa é uma plataforma digital destinada ao empregador, que centraliza o acesso a informações previdenciárias relacionadas aos trabalhadores durante o vínculo empregatício. O sistema substitui ferramentas anteriores, como o Conadem, e busca conferir maior transparência e agilidade ao acesso a dados que repercutem na folha de pagamento, no eSocial e na gestão de pessoas.
Quais informações podem ser consultadas
Por meio do INSS Empresa, a empresa passa a visualizar, entre outros dados: espécie do benefício, datas de requerimento, concessão, início e cessação, bem como a situação atual do benefício. Essas informações permitem decisões mais seguras sobre lançamentos em folha, políticas de complementação salarial, planejamento de substituições, controle de estabilidade e organização de escalas.
Acesso pelas empresas
O acesso ao sistema ocorre mediante autenticação pela conta gov.br e utilização de certificado digital de pessoa jurídica vinculado ao CNPJ da empresa. Cabe ao empregador definir internamente quem estará autorizado a acessar o sistema, estabelecer perfis e responsabilidades e manter a rastreabilidade das consultas realizadas.
Impactos práticos e riscos da não utilização
A utilização do INSS Empresa tende a aprimorar o controle de afastamentos, a conferência da folha de pagamento e a coerência das informações prestadas ao eSocial. Por outro lado, a ausência de uso sistemático pode gerar divergências entre dados da empresa e do INSS, maior risco de inconsistências em fiscalizações, pagamentos indevidos ou insuficientes e dificuldades na defesa em demandas trabalhistas e previdenciárias.
LGPD e dever de sigilo
Como envolve dados sensíveis ligados à saúde e à situação previdenciária do trabalhador, o uso do INSS Empresa exige observância estrita à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). É recomendável que as empresas revisem políticas internas, delimitem perfis de acesso, implementem controles de segurança da informação e promovam treinamento das equipes envolvidas no tratamento dessas informações.
Papel da assessoria jurídica
A assessoria jurídica especializada pode auxiliar na adequação dos fluxos internos de afastamento, retorno e interação com o INSS Empresa, bem como na revisão de políticas e documentos relacionados à LGPD. Também é possível apoiar a empresa na auditoria de casos concretos, na análise de inconsistências e na capacitação de RH, DP e SST quanto ao uso jurídico e estratégico da ferramenta.
Considerações finais
À vista do exposto, verifica-se que a instituição do INSS Empresa, por meio da Portaria DTI/DIRBEN/INSS nº 156/2026, representa importante avanço na transparência e na gestão de informações previdenciárias relativas aos empregados. A correta compreensão do funcionamento da ferramenta e a adequada adaptação dos fluxos internos de Recursos Humanos, Departamento Pessoal e Saúde e Segurança do Trabalho são essenciais para a mitigação de riscos trabalhistas, previdenciários e de proteção de dados, bem como para o fortalecimento da governança corporativa.
Recomenda-se que as empresas revisem procedimentos, políticas internas e controles de acesso às informações, assegurando o uso responsável do sistema em consonância com a legislação vigente, com o apoio de assessoria jurídica especializada na implementação de boas práticas e na análise de casos concretos.